株式会社総務部
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年末調整アウトソーシングサービス
～年末調整業務を外部委託で効率化～
煩雑な年末調整業務をプロの手で。人事・総務部門の負担を大幅に軽減し、本来の業務に集中できる環境をご提供します。
年末調整業務をまるごと代行
年末調整業務は、毎年限られた短期間で、大量の書類と煩雑な対応が求められる、人事・総務部門にとって大きな負担となる業務です。株式会社総務部では、その面倒な業務をまるごと引き受けるアウトソーシングサービスをご提供しています。
申告書の印刷・封入・発送から、提出物の回収管理、記入内容のチェック、不備対応、さらにはデータ入力・電子納品まで、一連の作業をすべて代行します。
紙中心の運用でも、デジタルデータ中心の運用でも対応可能。御社の運用方法・職場環境・社員数に合わせて、最適な業務フローを一緒に設計・実行します。
■主な対応業務内容
申告書の印刷・封入・発送
扶養控除申告書、保険料控除申告書などの必要書類を印刷。社員ごとに封入し、部署・拠点別に仕分け・発送。希望に応じて返信用封筒や記入マニュアルも同封可能です。
記入済み書類の回収管理
社員から提出された書類を弊社で一括回収。未提出者のリスト作成から提出督促を行います。
記載内容の確認・不備チェック
書類の記入漏れ（申告ミス）、印字ズレ、添付証明の有無などを点検。不備がある場合は不備一覧表を共有、もしくはコールセンターより従業員本人へ連絡します。
申告内容のデータ化・納品形態へ成形
申告内容をチェックした情報をデータ化し、ご希望のフォーマットに合わせた形に成形し、納品します。書類は指定の順番に並び替えを行い、送付します。
■オプションサービス
不備者対応
個別メール／電話などでの再提出案内も対応可能。フォーマット修正や補足説明の提供など、個別の対応実績も豊富です。
申告内容に関するオプション
申告内容のチェックは弊社のフォーマットに合わせて行いますが、本来提出が不要な書類を提出必要として確認・不備として挙げたり、事前にご提供いただいた情報に合わせて確認作業を行うことも可能です。
このサービスが選ばれる理由
業務の煩雑さを"まるごと外出し"できる
マニュアル作成などの初期段階から、チェック・連絡・データ管理まで年末調整の一連の流れを一括代行。対応範囲が広いからこそ、「これは誰に任せる？」と迷うことがなくなります。
紙でもデータでも、混在でも対応可能
「一部は紙で提出、若手社員はシステムで」といった複雑な社内事情にも柔軟に対応。運用スタイルに合わせて、手間を最小限に抑える仕組みをご提案します。
ミスを防ぐ仕組みと実績
記載ミス・書類不足・提出漏れを未然に防ぐチェックリスト運用／Wチェック体制を構築。慎重かつ正確な作業が求められる現場に対応しています。
一時的な負荷増にも強い運営体制
年末の限られた期間での大量処理にも対応可能な人員調整・スケジューリングの柔軟性が当社の強みです。
導入事例（一例）
様々な業種・規模の企業様で、それぞれのニーズに合わせた年末調整業務のアウトソーシングを実現しています。
御社の状況に応じた最適なプランをご提案します。規模や業種を問わず、年末調整業務の効率化をサポートします。
よくあるご相談とその解決策
「去年担当が異動して、初めて年末調整を担当するので不安です」
書類の説明・段取りからご案内します。年末調整業務の経験がない方でも安心して任せられるよう、基本的な流れから丁寧にサポートいたします。
「書類を提出していない社員に対して連絡できますか」
回収した書類は「受領」という受付を通過します。書類の未提出者、システム上での未申告者に対して、督促の連絡を行うことも可能です。
「給与システムを使っているが外部からアクセスできない設定になっている」
申告内容を印刷して送っていただくなど解決策はいくつかございますので、お気軽にご相談ください。
「住宅（住宅借入金等特別控除）に関する申告だけ委託したい」
「保険（保険料控除）だけ」「住宅（住宅借入金等特別控除）だけ」といった委託も承っております。
「不備の解消は社内で行うので、不備の回答の結果の反映だけお願いしたい」
不備（書類が不足している、申告内容に確認が必要など）を一覧にまとめたものを提供します。回答の一覧を共有いただければこちらで修正を行います。
お気軽にご相談ください
「年末調整の一部だけを外注したい」「まるごと任せたい」「そもそも何から手を付けていいか分からない」、そんな状況でもお客様に合った形をご提案します。
まずは小さな一歩から、お気軽にご相談ください。年末調整業務のプロフェッショナルが、貴社の状況をヒアリングし、最適なソリューションをご提案いたします。
年末の繁忙期に向けて、早めの準備が重要です。今すぐお問い合わせいただくことで、スムーズな年末調整業務の実現をサポートします。
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